Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Аналіз обліково-статистичної роботи
у територіальному управлінні Державної судової адміністрації України
у Тернопільській області та місцевих судах Тернопільської області
за 2021 рік
Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про територіальне управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області та на виконання планів роботи територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області на І та ІІ півріччя 2021 року, сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики здійснено аналіз обліково-статистичної роботи у територіальному управлінні та місцевих судах Тернопільської області за 2021 рік.
Основними напрямками діяльності сектору в зазначеному періоді були збір, перевірка первинних та формування зведених статистичних звітів місцевих судів Тернопільської області про стан здійснення правосуддя за 2020 рік, І, ІІ квартал та 9 місяців 2021 року, здійснення аналізу організації діяльності судів, вивчення стану ведення діловодства та судової статистики у місцевих судах області.
У січні 2021 року за даними статистичної звітності місцевих загальних судів області за 2020 рік сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики було опрацьовано та зведено статистичні звіти за формами:
- №1-мзс «Звіт місцевих загальних судів про розгляд судових справ»;
- №1-к «Звіт судів першої інстанції про розгляд матеріалів кримінального провадження»;
- №1-a «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства»;
- №1-ц «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства»;
- №1-п «Звіт судів першої інстанції щодо розгляду справ про адміністративні правопорушення»;
- № 6-7-8 - звіти про склад засуджених та види кримінального покарання;
- №10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»;
- № 1-ЛТ «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини щодо легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення».
Окрім того, у квітні, липні та жовтні 2021 року опрацьовано та зведено квартальну звітність за формами:
- №1-мзс «Звіт місцевих загальних судів про розгляд судових справ»;
- № 10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах».
Зведені статистичні звіти про роботу судів Тернопільської області за 2020 рік, перший квартал, перше півріччя та дев’ять місяців 2021 року надіслано Державній судовій адміністрації України. Окремі копії звітів направлено Апеляційному суду Тернопільської області та Головному управлінню статистики у Тернопільській області.
На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17.01.2014 р. № 9 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» зведені статистичні звіти про роботу місцевих судів області опубліковано на веб-сайті територіального управління в рубриці «Статистичні дані».
При оформленні статистичних звітів відповідальними працівниками судів не завжди враховуються зауваження, надані працівниками ТУ ДСА України у Тернопільській області, а також методичні рекомендації щодо складання окремих форм звітності.
Варто зауважити, що під час зведення статистичних звітів сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики виявлялись помилки при формуванні первинної звітності. Серед них, найчастіше, це – неправильне або неповне відображення відповідальними працівниками судів даних в обліково-статистичних картках по справах різних категорій. Також присутні технічні помилки - подання статистичних звітів місцевими судами із помилками, які можна виявити та перевірити заздалегідь перед формуванням звітів у програмі КП «Д-3». Виявлені помилки і недоліки в організації обліково-статистичної роботи в місцевих судах було усунуто.
За результатами статистичної інформації сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики проведено аналітичну роботу, зокрема:
Зазначені аналітичні довідки надіслані ДСА України, також розміщені на офіційному веб-сайті територіального управління в рубриці «Статистичні дані».
Окрім того, сектором щомісячно збирається та надсилається до Державної судової адміністрації України узагальнена інформація щодо використання систем відеоконференцзв’язку в місцевих загальних судах Тернопільської області та інформація про виконавчі документи про стягнення судового збору, штрафу (як засобу процесуального примусу). направлені місцевими судами Тернопільської області до органів державної виконавчої служби.
Варто зазначити, що територіальним управлінням здійснюється постійний контроль за оновленням інформації на офіційних веб-сайтах управління та місцевих судів області.
Працівниками, відповідальними за ведення судової статистики територіального управління, вчасно опрацьовуються та надаються в межах своєї компетенції відповіді на запити громадян, організацій та установ з питань судової статистики та звітності місцевих загальних судів.
Протягом 2021 року керівництво територіального управління, а також працівники сектору організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики брали участь у нарадах з питань обліково-статистичної роботи та ведення діловодства.
02 лютого 2021 року керівництво територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області Теслюк Ярослав Степанович взяв участь он-лайн нараді, яку провела Т. в. о. Голови ДСА України Людмила Гізатуліна за участі керівників самостійних структурних підрозділів ДСА України, щодо фінансово-економічної ситуації, яка склалася з фінансовим забезпеченням діяльності судів у 2021 році.
20 травня 2021 року територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Тернопільській області в режимі відеоконференції проведено робочу нараду з керівниками апаратів місцевих загальних судів Тернопільської області з питань фінансового та матеріально-технічного забезпечення.
10 червня 2021 року Національна школа суддів України у співпраці зі Службою судової охорони та Державною судовою адміністрацією України провела для співробітників Територіального управління Служби судової охорони в Тернопільській області онлайн–круглий стіл «Функціонування Служби судової охорони в системі правосуддя України». У ньому взяла участь Т.в.о. начальника територіального управління Вільчинська Оксана Василівна. Доповідачі онлайн–круглого столу висвітлили положення законодавства про функціонування в системі правосуддя України Служби судової охорони як державного органу для забезпечення охорони та підтримання громадського порядку в судах. Окремо було обговорено способи взаємодії працівників судів, Державної судової адміністрації України, інших органів і установ системи правосуддя України зі Службою судової охорони.
Обліково-статистична робота в місцевих загальних судах області ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України; Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження; Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином; Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання); Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях; рішень Ради суддів України; наказів, інструкцій та рекомендацій Держаної судової адміністрації України та територіального управління; інших нормативно-правових актів.
З метою належної організації діловодства у місцевих судах області в цілому та в частині ведення обліково – статистичної роботи, зокрема головами місцевих судів та керівниками апаратів протягом 2021 року проводились оперативні наради з наступних питань: повнота та достовірність внесення даних до документів первинного обліку, що здійснюється виключно КП «Д-3»; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судами розглянуто матеріали кримінальних проваджень; якість складання звітності; своєчасність здачі судових справ до канцелярії суду; планування роботи судів; виконання запланованих заходів; про підключення підсистеми АСДС, щодо сканування судових справ для подальшого їх експортування в АСДС; стан відправлення судових рішень в ЄДРСР; видача копій судових рішень; інші питання які виникають в процесі роботи судів.
Вся вхідна кореспонденція, у тому числі матеріали кримінального провадження, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, цивільні справи, адміністративні справи, матеріали про адміністративні правопорушення, справи в порядку виконання судових рішень та інші, що надходять до суду, опрацьовуються користувачами КП «Д-3», яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструються в автоматизованій системі в день їх надходження із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Інструкції з діловодства. На кожен вхідний, в тому числі процесуальний, документ в системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.
Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в день їх реєстрації секретарями суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу та повторного розподілу судових справ на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи. Після завершення автоматизованого розподілу судові справи передаються судді для розгляду під підпис у реєстрі судових справ і матеріалів.
Робота із картками на осіб, щодо яких розглянуто кримінальну справу, ведеться помічниками судів, а контроль за ними – керівниками апаратів. Щодо правильності заповнення вищевказаних карток періодично проводяться апаратні наради.
Електронні копії судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до ЄДРС відповідно до Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. На виконання Закону України «Про доступ до судових рішень» місцеві суди області систематично здійснюють аналіз щодо кількості копій судових рішень, надісланих до судами до ЄДРСР, та щодо своєчасного проставлення дати набрання судовим рішенням законної сили.
На виконання вимог абзацу 6 пункту 9 розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), місцевими судами проводилися перевірки стану діловодства в апаратах судів, копії відповідних довідок були надіслані на адресу територіального управління.
В цілому, у місцевих загальних судах Тернопільської області керівниками апаратів судів вживаються організаційні та практичні заходи, спрямовані на покращення обліково-статистичної роботи, зокрема в частині первинного обліку справ та матеріалів, складання статистичних звітів, відображення достовірності показників та вчасного їх подання до ТУ ДСА України у Тернопільській області.
Керівниками апаратів місцевих загальних судів відповідно до планів робіт проводяться аналізи і узагальнення з різного роду питань, перевірки з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства у місцевих та апеляційних судах України. Основні серед них:
- ведення первинного обліку справ;
- правильність заповнення обліково-статистичних карток на справи та матеріали; карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки щодо яких набрали законної сили; внесення даних про судовий збір;
- якість складання статистичних звітів;
- правильність та своєчасність надсилання судових рішень до ЄДРСР та зазначення дати набрання законної сили судовими рішеннями;
- перевірка роботи помічників суддів щодо своєчасного зазначення дати набрання законної сили судовими рішеннями;
- своєчасність повернення справ до канцелярії суду після їх розгляду.
Недоліки, виявлені при проведенні перевірок обговорюються на оперативних нарадах та усуваються в ході проведення внутрішніх перевірок.
З метою підвищення професійного рівня і недопущення помилок при веденні обліково-статистичної роботи з працівниками апаратів судів періодично проводяться навчання та семінари. Окрім цього, працівники апаратів судів постійно працюють над своїм професійним рівнем, приймають участь у семінарах, навчаннях, підвищують кваліфікацію у регіональних відділеннях, слідкують за змінами у чинному законодавстві.
Ведення документообігу у Господарському суді Тернопільської області відбувається з використанням комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» та відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Положення про автоматизовану систему документообігу.
Приймання та первинна обробка кореспонденції, що надходить до суду, здійснюється централізовано канцелярією суду, яка входить до складу загального відділу.
Вся вхідна кореспонденція реєструється в КП «Діловодство спеціалізованого суду» у день її надходження та передається виконавцям.
Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій, з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду судової справи за принципом випадковості.
На кожну господарську справу в електронному вигляді ведеться обліково-статистична картка, яка створюється автоматично під час реєстрації позовної заяви і містить інформацію щодо дати реєстрації, позивача та відповідача, предмету позову та розміру судового збору.
Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється працівниками загального відділу відповідно до їх функціональних обов'язків та наказів керівництва суду.
Статистична звітність у суді ведеться відповідно до наказів ДСА України від 21.12.2012 № 172 (зі змінами), від 09.03.2017 № 311 (зі змінами), від 23.06.2018 № 325 (зі змінами).
Обов’язки щодо складання та обробки статистичних даних, накопичення та збереження інформації про діяльність суду, подання звітності суду, проведення аналізів отриманих даних, підготовка довідок про роботу суду покладено та виконується начальником організаційно-кадрового відділу.
Загальні відомості про господарську справу, позовну заяву вносяться в обліково-статистичну картку автоматично під час реєстрації господарської справи чи позовної заяви. Відомості щодо результатів розгляду справи чи вчинення процесуальних дій, у разі, коли вони не заповнені автоматично, вносяться помічниками суддів.
Для реалізації напрямку роботи у сфері ведення статистичного обліку, начальником відділу, постійно здійснюється аналіз статистичних даних, періодично проводиться перевірка правильності та повноти заповнення обліково-статистичних карток на господарські справи.
За допомогою вбудованого генератора звітів у КП «Діловодство спеціалізованого суду», автоматично рахуються статистичні звіти та отримується необхідна обліково-статистична інформація. Також, для отримання необхідної інформації використовуються створені фільтри.
Упродовж 2021 року відповідальним працівником суду були сформовані в автоматичному режимі та надіслані за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» до Державної судової адміністрації України наступні звіти:
До Касаційного господарського суду направлялись статистичні дані про розгляд господарським судом справ за 2020 рік та 1 квартал, І півріччя, 9 місяців 2021 року.
В січні 2021 року було підготовлено Аналіз обліково-статистичної роботи в Господарському суді Тернопільської області та Огляд даних судової статистики про стан здійснення правосуддя Господарським судом Тернопільської області в 2020 році, які було надіслано до ТУ ДСА у Тернопільській області 15 січня 2021 року та 20 січня 2021 року.
В суді значна увага приділяється ознайомленню працівників апарату суду зі змінами в законодавчих актах України. В зв’язку з цим аналітично-інформаційний відділ постійно доводить до відома суддів та інших працівників апарату суду про зміни, які відбулися в чинному законодавстві з посиланням на джерело їх офіційного опублікування, систематично готує для суддів огляд законодавчих та інших нормативно-правових актів України, що надходять до суду в офіційних друкованих виданнях.
З метою забезпечення виконання приписів Закону України "Про доступ до судових рішень" від 22 грудня 2005 року № 3262-ІУ, Постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2006р. № 740 "Про затвердження Порядку ведення Єдиного реєстру судових рішень", рішення Ради суддів України № 4 від 17 лютого 2013 року, в Господарському суді Тернопільської області був затверджений Наказ № 16 від 20 лютого 2013 року "Про виготовлення процесуальних документів у програмі "Діловодство спеціалізованого суду".
У відповідності до даного наказу, всі процесуальні документи у справах, які внесені в базу даних "Діловодство спеціалізованого суду", вносяться до Єдиного державного реєстру судових рішень на протязі дня, після підписання документа суддею. Щотижня здійснюється контроль за своєчасним і правильним наповненням бази даних "Діловодства спеціалізованого суду".
Окрім цього, в суді проводяться перевірки стану введення до автоматизованої системи документообігу суду повних текстів судових рішень та інших документів у судових справа. В ході перевірок було встановлено, що електронні копії судових рішень надсилаються до Єдиного державного реєстру судових рішень вчасно і в повному обсязі.
З метою належної організації обліково-статистичної, аналітичної роботи та поліпшення якості складання звітності суду проводиться:
Окрім цього, Господарським судом Тернопільської області у 2021 році також проводилася відповідна робота щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду.
З огляду на викладене вище, можна зробити висновок, що протягом 2021 року обліково-статистична робота в Господарському суді Тернопільської області підтримувалась на належному рівні та здійснювалась відповідно до нормативно-правових документів, які регулюють питання обліково-статистичної роботи.
Обліково-статистична робота у Тернопільському окружному адміністративному суді здійснюється відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 №30 (із змінами), Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України №814 від 20.08.2019 та Засад використання автоматизованої системи документообігу у Тернопільському окружному адміністративному суді за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг спеціалізованих судів» (далі – КП «ДСС»).
Контроль за веденням діловодства та додержанням встановлених правил роботи з документами в суді покладається на відділ документального забезпечення – канцелярію.
Реєстрація позовних заяв (справ) здійснюється працівниками відділу організаційно-правового забезпечення, а інші документи, які подаються по ходу розгляду справ канцелярією (відділ документального забезпечення) – у КП «ДСС».
В кінці кожного робочого дня усі зареєстровані справи/матеріали автоматично розподіляються між усіма суддями без урахування спеціалізації відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Засад.
Технічний адміністратор КП «ДСС» здійснює систематичний контроль за автоматичним розподілом справ, його налаштуваннями, заповненням табелю, формує звіти про невтручання та подає їх керівнику апарату суду.
Не пізніше наступного дня відповідальним працівником канцелярії формується журнал – реєстр вхідної кореспонденції по справам в електронному вигляді, який зберігається у визначеній електронній папці та роздруковується у відповідну номенклатурну папку.
Одночасно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції по справам, формуються в електронному вигляді реєстрів - реєстри справ і матеріалів для передачі суддям під підпис. Контроль за своєчасністю передачі справ і матеріалів суддям покладено на працівників відділу організаційно-правового забезпечення суду.
Після розгляду справи Тернопільського ОАС, відповідальний працівник канцелярії перевіряє правильність формування справи, а працівник відділу організаційно-правового забезпечення суду заповняє обліково - інформаційну картку після розгляду справи та здачі її в канцелярію. При цьому перевіряються та заповнюються відповідні дані обліково-інформаційної картки, результати розгляду справи та здійснюється контроль за правильністю заповнення обліково-інформаційної картки за допомогою перевірки в КП «ДСС».
З метою забезпечення виконання вимог Закону України «Про доступ до судових рішень» щодо своєчасного та повного наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень, здійснюється надсилання копій судових рішень Тернопільського ОАС до адміністратора ЄДРСР в електронному вигляді.
Всі рішення по справах, які зареєстровані в КП «ДСС», відправляються в ЄДРСР. Помічниками суддів контролюється наявність відправленого в ЄДРСР кінцевого судового рішення.
З метою посилення контролю за надсиланням електронних копій судових рішень до ЄДРСР та внесенням відомостей про набрання судовим рішенням законної сили помічники суддів разом з головними спеціалістами з інформаційних технологій відділу організаційно-правового забезпечення суду щомісячно інформують керівника апарату суду про стан внесення відомостей щодо набрання судовими рішеннями законної сили та направлення до ЄДРСР усіх судових рішень Тернопільського ОАС, а також окремих думок суддів, викладених у письмовій формі.
За підготовку та формування статистичних звітів у суді відповідальний відділ організаційно-правового забезпечення.
Під час складання та оформлення квартальних та річних звітів дотримуються наказів ДСА України, якими затверджені форми та строки подачі відповідних звітів.
Усі форми звітності формуються за допомогою програмного забезпечення КП «ДСС» в автоматичному режимі.
З метою коректної автоматичної побудови статистичних звітів працівниками відділу ведеться систематичний аналіз повноти та правильності заповнення обліково-статистичних карток, зокрема й щодо руху справ, у яких провадження не закінчено.
Зокрема, для коректного формування звітності форми № 10 в КП «ДСС» працівником відділу організаційно-правового забезпечення на етапі реєстрації справ здійснюється щоденний контроль щодо внесення даних про сплату судового збору та визначення категорії справи відповідно до класифікатора категорій адміністративних справ. Також працівники відділу постійно консультують працівників Тернопільського ОАС щодо застосування Класифікатора категорій адміністративних справ щодо внесення даних про судовий збір на етапі реєстрації справ; щодо заповнення обліково-інформаційних карток в КП «ДСС».
Відповідно до частини 2 статті 9 Закону України «Про судовий збір» суд перед відкриттям (порушенням) провадження у справі, прийняттям до розгляду заяв (скарг) перевіряє зарахування судового збору до спеціального фонду Державного бюджету України. У зв’язку з цим при потребі працівниками відділу організаційно-правового забезпечення згідно з підтвердженнями оплати з казначейства в КП «ДСС» проводиться перевірка надходження коштів судового збору на відповідний рахунок Тернопільського ОАС.
Упродовж звітного періоду відділом організаційно-правового забезпечення здійснюються підготовчі дії щодо своєчасного формування та подання за належністю форм звітності з питань, що стосуються діяльності Тернопільського ОАС, а саме:
інформація про основні показники здійснення судочинства Тернопільським окружним адміністративним судом (щомісячна);
звіт форми №1-а «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства» (річний);
звіт форми №1-ОАС «Звіт окружних адміністративних судів про розгляд судових справ» (щоквартальний);
звіт форми №10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах» (щоквартальний);
огляд обліково-статистичної роботи у Тернопільському окружному адміністративному суду за 2021 рік;
аналіз стану здійснення судочинства Тернопільським окружним адміністративним судом за 2021 рік.
На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17.01.2014 №9 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» на веб-сайті Тернопільського ОАС веб-порталу судової влади України здійснюється оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя.
Протягом 2021 року працівники апарату суду (державні службовці та працівники патронатної служби) проходили підвищення рівня кваліфікації в Національній школі суддів України в режимі он-лайн через карантин, для отримання кредитів ЄКТС у відповідності до Закону України «Про державну службу».
Узагальнюючи викладене вище, відповідно до інформації наданої судами, слід зазначити, що організаційна, обліково-статистична робота у територіальному управлінні та місцевих судах Тернопільської області ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.
Серед пропозицій щодо покращення рівня обліково-статистичної роботи можна виділити наступне:
Т.в.о. начальника управління Оксана ВІЛЬЧИНСЬКА
Христина Хомич
(0352) 23-60-32
_03_03.png)
