Огляд обліково-статистичної роботи

 у територіальному управлінні Державної судової адміністрації України

у Тернопільській області та місцевих судах Тернопільської області

за 2018  рік

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про територіальне управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області та на виконання планів роботи територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області на І та ІІ півріччя 2018 року, сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики здійснено аналіз обліково-статистичної роботи у територіальному управлінні та місцевих судах Тернопільської області за 2018 рік.

Основними напрямками діяльності сектору в зазначеному періоді були збір, перевірка первинних та формування зведених статистичних звітів місцевих судів Тернопільської області про стан здійснення правосуддя за 2017 рік, І, ІІ квартал та 9 місяців 2018 року, здійснення аналізу організації діяльності судів, вивчення стану ведення діловодства та судової статистики у місцевих судах області.

За даними статистичної звітності місцевих загальних судів області за 2017 рік, сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій було сформовано зведені статистичні звіти за формами: № 1, 1-1, 1-Л, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 6, 7, 8, 10.

Окрім того, у квітні 2018 року опрацьовано та зведено квартальну звітність за формами №№ 1-Л, 1мзс, 10.

Відповідно до наказу ДСА України «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами» від 23.06.2018 № 325, піврічні форми звітів скасовано та затверджено форми річної звітності, починаючи зі звіту за 2018 рік.

У липні та жовтні 2018 року опрацьовано та зведено квартальну звітність за формами №№ 1-Л, 1мзс, 10.

На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17.01.2014 р. № 9 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» зведені статистичні звіти про роботу місцевих судів області опубліковано на веб-сайті територіального управління.

При оформленні статистичних звітів відповідальними працівниками судів не завжди враховуються зауваження, надані в ході надання практичної допомоги працівниками ТУ ДСА в Тернопільській області, а також методичні рекомендації щодо складання окремих форм звітності.

Варто зауважити, що під час зведення статистичних звітів сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики виявлялись помилки при формуванні первинної звітності. Серед них, найчастіше, це - неправильне відображення кримінальних проваджень та осіб у статистичних звітах при перекваліфікації злочинів та неправильне зазначення кількості осіб, які вчинили злочин у складі організованої групи. Також присутні технічні помилки - подання статистичних звітів місцевими судами із помилками, які можна виявити та перевірити заздалегідь перед формуванням звітів у програмі КП «Д-3».

Зведені статистичні звіти про роботу судів Тернопільської області за 2017 рік, перший, другий квартал 2018 року та 9 місяців 2018 року надіслано Державній  судовій адміністрації України. Окремі копії звітів направлено апеляційному суду Тернопільської області та головному управлінню статистики у Тернопільській  області.

На виконання спільного наказу прокурора Тернопільської області та начальника ТУ ДСА України у Тернопільської області від 15.05.2014 р.            № 208/10, між місцевими судами області та органами прокуратури проведено взаємозвірки щодо окремих рішень місцевих судів у кримінальних провадженнях відповідно до затвердженої наказом форми.

За результатами статистичної інформації сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики проведено аналітичну роботу, зокрема:

• розроблено аналітичні таблиці щодо надходження та розгляду справ місцевими судами області у 2017 році (у порівнянні із 2016 роком);

• підготовлено інформацію про навантаження на суддів місцевих судів області, про середньомісячне надходження справ та матеріалів на одного суддю у 2017 році (у порівнянні із 2016 роком);

• підготовлено аналізи обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України у Тернопільській області та  місцевих загальних судахобласті, огляди даних про стан здійснення правосуддя місцевими судами області за 2017.

         Зазначені аналітичні довідки надіслані ДСА України, апеляційному та місцевим судам Тернопільської області для відома, а також розміщені на офіційному веб-сайті територіального управління.

Згідно наданих місцевими судами відомостей протягом 2018 року узагальнено інформацію щодо кількості судових рішень, винесених у 2017 році та у 2018 році, які в мотивувальній частині містять посилання на рішення Європейського суду з прав людини.

 Окрім того, сектором щомісячно збирається та надсилається до Державної судової адміністрації України узагальнена інформація щодо використання систем відеоконференцзв’язку в місцевих загальних судах Тернопільської області та кількості надісланих SMS-повідомлень учасникам судового процесу (кримінального провадження).

Також територіальним управлінням здійснюється постійний контроль за оновленням інформації на офіційних веб-сайтах управління та місцевих судів області.

Протягом 2018 року керівництво територіального управління, а також працівники сектору організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики брали участь у нарадах та семінарах з питань обліково-статистичної роботи та ведення діловодства.

29 березня 2018 року у приміщенні територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області відбулася нарада, у якій взяли участь керівники апаратів місцевих загальних судів Тернопільської області та представники територіального управління. Основними питаннями наради були: особливості фінансового забезпечення місцевих загальних судів Тернопільської області у 2018 році, оплата праці; здійснення судочинства загальними судами області за 2018 рік; зміни до Положення про автоматизовану систему документообігу суду; надання практичної допомоги місцевим загальним судам області з питань організації обліково-статистичної роботи, ведення загального діловодствата та інші.

З 22 по 24 травня 2018 року головний спеціаліст по роботі з персоналом взяла участь у навчально-методичному зборі за участю працівників, відповідальних за військовий облік призовників та  військовозобов’язаних, бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та воєнний час, який відбувся в м. Чернігові на базі підприємства "Навчально-методичного центру "Федерації профспілкових організацій Чернігівської області».

19 червня 2018 року заступник начальника територіального управління Вільчинська О.В. та головний спеціаліст по роботі зі зверненнями та доступу до публічної інформації взяли участь у семінарі, організованому відділом формування НАФ та діловодства Тернопільської області, з метою підвищення кваліфікації, з питань застосування у практику роботи положень типової інструкції з документування управлінської інофрмації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконвчої влдаи, затверджених постановою Кабінету Міністрів України 17 січня 2018 року № 55.

26 червня 2018 року в приміщенні апеляційного суду Тернопільської області у режимі он-лайн трансляції відбувся Другий загальнонаціональний форум «Незалежні суди та вільні ЗМІ: розширення можливостей співпраці». Форум організовано за підтримки Українсько-канадського Проекту підтримки судової реформи в Україні, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Ради суддів України, Верховного Суду, Державної судової адміністрації України, Національної школи суддів України, Центру демократії та верховенства права, Громадського об’єднання «Детектор медіа», Інституту масової інформації, Національної спілки журналістів України.

У форумі взяли участь начальник територіального управління Теслюк Я.С., заступник начальника Вільчинська О.В., начальник відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності територіального управління Дідух В.О., працівники територіального управління, прес-секретарі та судді-спікери місцевих судів Тернопільської області.

Учасники форуму поділились думками з приводу розширення можливостей співпраці судів та медіа, обговорили канадський досвід взаємодії судів зі ЗМІ на прикладі провінції Нова Шотландія (Канада), напрями вирішення проблеми права на відповідь у ЗМІ, протидії маніпулятивним технологіям при висвітленні судових процесів тощо.

12 вересня 2018 року у приміщенні територіального управління ДСА України у Тернопільській області відбувся семінар з питань застосування законодавства України у сфері технічного захисту інформації за участю представників управління Держспецзв’язку та захисту інформації в Тернопільській області, в якому взяли участь судді місцевих судів Тернопільської області, працівники апаратів судів, відповідальні за створення КСЗІ, та працівники територіального управління.

Основними для обговорення прозвучали питання застосування законодавства України у сфері технічного захисту інформації, а також проблемні питання, що виникають у процесі створення комплексної системи захисту інформації (КСЗІ) на об’єктах інформаційної діяльності в судах.

8-9 листопада 2018 року начальник територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області області Теслюк Ярослав Степанович взяв участь у робочій нараді в м.Києві, на якій було презентовано типовий План забезпечення безперервної діяльності суду та настільну брошуру/інструкцію щодо безпеки в надзвичайних ситуаціях, розроблені ДСА України спільно із українсько-канадським Проектом підтримки судової реформи. Окрім цього, на нараді прозвучали питання поточних змін у судовій системі, а саме об’єднання /укрупнення судів, призначення керівників апаратів судів, служби судової охорони тощо.

Протягом 2018 року працівниками територіального управління надано практичну допомогу Зборівському, Бучацькому, Шумському та Лановецькому районним судам Тернопільської області.

Відповідно до затверджених планів практична допомога надавалась з таких питань як  планування роботи суду та здійснення контролю за виконанням запланованих заходів; вивчення стану організації роботи з ведення судової статистики; ведення загального діловодства: стану дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 р. № 173 (зі змінами); правильності організації документообігу; контролю за виконанням документів; стану реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції, автоматичного розподілу судових справ; проведення апаратних нарад із працівниками апарату суду; розгляд звернень громадян та забезпечення доступу до публічної інформації; впорядкування нормативної бази із питань державної служби; кадрове діловодство суду; оформлення кадрових наказів; порядок надання відпусток суддям та працівникам апарату суду; формування, повнота та правильність оформлення особових справ суддів та працівників апарату суду; правильність та повнота ведення автоматизованої інформаційно-аналітичної системи «Кадри WEB»; порядок ведення трудових книжок; облік та видача службових посвідчень тощо.

За результатами надання практичної допомоги складено довідки, які надіслано для відповідного реагування головам та керівникам апаратів вищезазначених судів та сформовано пропозиції стосовно вдосконалення роботи з досліджуваних напрямків.

З метою належної організації діловодства у місцевих судах області в цілому та в частині ведення обліково – статистичної роботи,  зокрема головами місцевих судів та керівниками апаратів протягом 2018 року проводились оперативні наради з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з  діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних та кримінальних справ (далі - Інструкція), а саме: реєстрації вхідної, вихідної кореспонденції; ведення необхідних нарядів загального діловодства; повноти та достовірності внесення даних до документів первинного обліку, що здійснюється виключно КП «Д-3»; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судами розглянуто матеріали кримінальних проваджень;  якість складання звітності; своєчасність здачі судових справ до канцелярії суду; планування роботи судів, виконання запланованих заходів.

Матеріали кримінального провадження, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, цивільні справи, адміністративні справи, матеріали про адміністративні  правопорушення, справи в порядку виконання судових рішень та інші,  що  надходять  до  суду, опрацьовуються користувачами КП «Д-3», яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструються в автоматизованій системі в день їх надходження із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Інструкції з  діловодства. На кожен вхідний, в тому числі процесуальний, документ в системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

В цілому, у місцевих судах Тернопільської області керівниками апаратів судів вживаються організаційні та практичні заходи, спрямовані на покращення обліково-статистичної роботи, зокрема в частині первинного обліку справ та матеріалів, складання статистичних звітів,  відображення достовірності показників та вчасного їх подання до ТУ ДСА України у Тернопільській області.

Керівниками апаратів судів відповідно до планів робіт проводяться аналізи і узагальнення з різного роду питань, перевірки з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах. Основні серед них:

         -     ведення первинного обліку справ;

         -  правильність заповнення обліково-статистичних карток на справи  та матеріали; карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки щодо яких набрали законної сили; внесення даних про судовий збір;

         -   якість складання статистичних звітів;

         -  правильність та своєчасність надсилання судових рішень до ЄДРСР та зазначення дати набрання законної сили судовими рішеннями;

         -  перевірка роботи помічників суддів щодо своєчасного зазначення дати набрання законної сили судовими рішеннями;

         -   своєчасність повернення справ до канцелярії суду після їх розгляду.

Недоліки, виявлені при проведенні перевірок обговорюються на оперативних нарадах та усуваються в ході проведення внутрішніх перевірок.

З метою підвищення професійного рівня і недопущення помилок при веденні обліково-статистичної роботи з працівниками апаратів судів періодично проводяться навчання та семінари. Працівники апаратів судів самостійно слідкують за змінами у чинному законодавстві.

Узагальнюючи викладене, відповідно до інформації наданої судами, слід зазначити, що організаційна, обліково-статистична робота у територіальному управлінні та місцевих судах Тернопільської області ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.

Серед пропозицій щодо покращення рівня обліково-статистичної роботи можна виділити наступне:

• систематичне проведення навчань, семінарів (відеоконференцій) з працівниками апаратів судів, які займаються обліково-статистичною роботою;
• проведеня навчання з працівниками апарату суду, які працюють із комп’ютерною програмою «Д-3»
• здійснення керівниками апаратів судів постійного контролю за станом обліково-статистичної роботи у суді, вивчення стану ведення діловодства та судової статистики;
• проведення перевірки за різними напрямками обліково-статистичної роботи;
• надання методичної та практичної допомоги з питань первинного обліку та ведення судової статистики.