Регламент територіального управління державної судової адміністрації у Тернопільській області

1.1. Регламент територіального управління державної судової адміністрації у Тернопільській області (далі – Регламент) встановлює порядок організації діяльності територіального управління, пов‘язаної із здійсненням його повноважень.

1.2.Територіальне управління державної судової адміністрації у Тернопільській області (далі – територіальне управління) у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та розпорядженнями Голови Державної судової адміністрації України, рішеннями органів суддівського самоврядування, іншими, в тому числі внутрішніми, нормативно-правовими актами та цим Регламентом.

1.3. Начальник територіального управління в межах своїх повноважень, на основі та на виконання актів законодавства, видає накази, організовує і  контролює їх виконання.

1.4. Територіальне управління  під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, установами та організаціями.

1.5. Діяльність територіального управління   є відкритою та прозорою, що забезпечується шляхом розміщення інформації про нього на веб-сайті, публікацій у засобах масової інформації, трансляції по радіо і телебаченню інтерв'ю та виступів керівництва.

 

2.1.1.Керівництво територіальним управлінням здійснює начальник управління.

Начальник управління  має заступника, який організовує, спрямовує та контролює роботу структурних підрозділів згідно із затвердженим розподілом обов‘язків, приймає рішення управлінського характеру з питань, віднесених до його компетенції.

Розподіл обов‘язків між начальником територіального управління та його заступником , а також взаємозамінність між працівниками, визначаються наказом начальника управління або зазначається в посадових інструкціях.

2.1.2. Проекти наказів, інструкцій, пропозиції до структури та штатного розпису, положень, доручень начальника управління, а також зміни і доповнення до них, готують структурні підрозділи відповідно до напрямів діяльності за погодженням із заступником начальника територіального управління. Порядок їх оформлення здійснюється згідно з вимогами Інструкції з діловодства в територіальному управлінні.

2.1.3. Наказом начальника управління затверджуються положення про структурні підрозділи, згідно з якими визначаються їхні основні завдання, функції, права.

Положення про структурні підрозділи територіального управління формуються керівниками відповідних структурних підрозділів, візуються ними, погоджуються із заступником начальника територіального управління.

2.1.4. Посадові завдання та обов‘язки керівників та працівників  структурних підрозділів територіального управління, визначаються у посадових інструкціях, які враховують функції, визначені положеннями про відповідні структурні підрозділи. Розподіл посадових обов‘язків між працівниками структурних підрозділів територіального управління  здійснюється їхніми безпосередніми керівниками з урахуванням рівня освітньої та фахової підготовки, кваліфікації, практичного досвіду роботи, володінням спеціальними знаннями і навичками. Посадові інструкції затверджуються наказом начальника територіального управління.

2.1.5. Керівники структурних підрозділів здійснюють оперативний контроль за своєчасним і якісним виконанням працівниками планових та позапланових завдань, доручень керівництва територіального управління, вивчають якість підготовлених спеціалістами документів, надають їм фахову практичну і методичну допомогу.

Керівники структурних територіального управління несуть відповідальність за ефективність роботи структурних підрозділів в межах наданих повноважень.

 

 

2.2.1. Планування роботи територіального управління проводиться на півріччя. У плані роботи передбачаються найбільш важливі заходи, що випливають із пріоритетних напрямів діяльності територіального управління. План роботи територіального управління затверджується начальником управління.

2.2.2. У плані роботи визначаються :

2.2.3. План роботи розробляється заступником начальника управління з урахуванням пропозицій, внесених керівниками структурних підрозділів , а також окремими працівниками.

2.2.4.  Підписаний заступником начальника управління  та завізований керівниками структурних підрозділів план роботи подається для затвердження начальнику територіального управління.

2.2.5. Контроль за своєчасним, повним і якісним виконанням планових заходів покладається на заступника начальника управління.

 

 

 

2.3.1. Організаційну основу взаємодії структурних підрозділів територіального управління визначають положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників відповідних структурних підрозділів, або інші розпорядчі документи.

2.3.2.   Узгодженість у роботі структурних підрозділів обов‘язкова при :

- плануванні роботи, виконанні наказів, розпоряджень, доручень Голови ДСА України, наказів та доручень начальника територіального управління  ;

- розробці спільних програм, заходів, наказів, листів, рекомендацій. підготовці інформацій, аналітичних довідок та інших документів  ;

- організації та проведенні виїздів до місцевих судів області з метою перевірки, надання практичної допомоги, тощо ;

- здійсненні інших заходів, визначених керівництвом територіального управління.

2.3.3. За координацію діяльності керівників структурних підрозділів з питань, вирішення яких потребує комплексного підходу, відповідає заступник начальника управління, якщо інше не передбачено у конкретному дорученні начальника територіального управління.

 

2.4.1. Організація роботи з персоналом та проходження державної служби в територіальному управлінні здійснюється відділом організаційно-кадрової роботи та з питань діяльності служби судових розпорядників.

2.4.2. Призначення на посади та звільнення з посад працівників територіального управління проводиться відповідно до Закону України "Про державну службу" на конкурсній основі або за іншою процедурою, визначеною законодавством.

2.4.3. Тривалість робочого часу працівників територіального управління визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про державну службу», Правилами внутрішнього трудового розпорядку, затвердженими наказом начальника управління та іншими внутрішніми документами.

Облік робочого часу працівників структурних підрозділів територіального управління ведеться шляхом складання табелю заступником начальника відділу організаційно-кадрової роботи та з питань діяльності служби судових розпорядників, який підписує його і щомісячно, в установленому порядку, передає до відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення.

Перебування у робочий час працівників структурних підрозділів територіального управління за межами приміщення з метою вирішення службових питань, погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів. Керівники структурних підрозділів повідомляють про свою відсутність у робочий час у зв‘язку із службовою необхідністю заступника начальника або начальника територіального управління.

Відповідно до Закону України «Про відпустки» керівники структурних підрозділів територіального управління, щорічно до 25 листопада, подають заступнику начальника відділу організаційно-кадрової роботи та з питань діяльності служби судових розпорядників пропозиції, погоджені із заступником начальника управління, для складання графіка відпусток, який доводиться до відома всіх працівників після затвердження його начальником управління.

Відпустка працівникам територіального управління  надається на підставі заяви, написаної на ім‘я начальника, поданої не пізніше 10 днів до її початку за погодженням з керівником структурного підрозділу та заступником начальника управління.

У разі службової необхідності, працівника  може бути відкликано з щорічної відпустки наказом начальника управління або особи, яка виконує його обов‘язки. Частина невикористаної відпустки, яка залишилася, надається державному службовцю у будь-який інший час відповідного року, чи приєднується до відпустки у наступному році.

Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформлення документів, пов‘язаних з ними, здійснюється заступником начальника відділу організаційно-кадрової роботи та з питань діяльності служби судових розпорядників територіального управління.

2.4.4. Для виконання невідкладної та непередбаченої роботи працівники територіального управління можуть залучатьсь до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні у випадках та за умов, передбачених чинним законодавством України, за письмовим наказом начальника управління або особи, яка виконує його обов‘язки, на підставі службової записки керівника відповідного  структурного підрозділу. Робота у вихідні, святкові та неробочі дні компенсується у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України.

2.4.5. У територіальному управлінні формується кадровий резерв, який підлягає перегляду та затвердженню в установленому законодавством порядку. Із зарахованими до кадрового резерву особами проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб, зарахованих до кадрового резерву або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах територіального управління.

2.4.6. З метою підвищення ефективності роботи державних службовців та відповідальності за виконання доручень в порядку, визначеному законодавством, проводиться атестація державних службовців.

У період між атестаціями проводиться щорічне оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов‘язків.

 

 

 

 

3.1. Організація роботи з документами в територіальному управлінні здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої наказом від 08.07.2003 р. №17 та розробленої відповідно до Інструкції з діловодства в Державній судовій адміністрації України, затвердженої наказом від 17.02.2003 р. № 94, а також до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (далі – Інструкція з діловодства), Закону України «Про звернення громадян», інших законів і нормативно – правових актів та цього Регламенту.

3.2. Порядок організації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 року № 1893.

3.3. Відповідальність за організацію діловодства в територіальному управлінні покладається на заступника начальника управління

3.4. До основних видів роботи з документами належать:

реєстрація вхідної кореспонденції;

робота з документами у структурних підрозділах;

підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;

організація виконання постанов Верховної Ради України, актів Президента України, доручень Прем’єр-міністра України та рішень Кабінету Міністрів України, органів суддівського самоврядування, наказів та доручень керівництва Державної судової адміністрації України;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

організація та здійснення контролю за виконанням документів;

складання номенклатури та формування справ;

підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів.

3.5. З метою забезпечення своєчасного та на належному рівні виконання документів, в територіальному управлінні ведеться контроль за їх виконанням.

3.6. Документи, що надійшли до територіального управління, після розгляду начальником управління або заступником начальника і накладенням відповідної резолюції, реєструються  у відділі організаційно-кадрової роботи та з питань діяльності служби судових розпорядників та  передаються у структурний підрозділ, до компетенції якого належить вирішення питань, викладених у документі ( зверненні), що надійшов.

3.7.  Документація, що виходить із територіального управління, відповіді на листи та звернення,  готуються на фірмовому бланку, візуються заступником начальника управління, відповідно до розподілу обов"язків та підписуються начальником управління, або особою, що виконує його обов"язки.

3.8. Заступником начальника територіального управління підписуються документи відповідно до його компетенції та ті, що ним розглядались.

3.9. Інші питання, пов‘язані з організацією, здійсненням роботи з документами в територіальному управлінні, а також контролем їх виконанням, здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

 

 

 

4.1. Апаратні наради в територіальному управлінні проводяться щотижня начальником управління  , або за його відсутності - заступником начальника управління  для розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень територіального управління.

Порядок денний апаратної наради формується на підставі доручень начальника управління, пропозицій заступника начальника управління та керівників структурних підрозділів територіального управління.

Проект порядку денного апаратної наради погоджується з начальником управління  і доводиться до відома заступника начальника управління  та керівників структурних підрозділів.

4.2. Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформлюються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами.

Протоколи підписуються головуючим і доводяться до відома учасників апаратної наради.

4.3. Організацію проведення апаратних нарад здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та з питань діяльності служби судових розпорядників територіального управління.

 

 

 

5.1. З метою організації ефективної взаємодії між територіальним управлінням, засобами масової інформації та об‘єднаннями громадян управління забезпечує :

 інформування громадськості про діяльність територіального управління шляхом проведення прес-конференцій, прямих телефонних ліній, розміщення в засобах масової інформації статтей, інтерв‘ю, коментарів, підготовки телепередач і радіопередач ;

організацію та проведення роз‘яснень цілей, змісту і порядку реалізації державної політики у сфері власних повноважень.

5.2. Пропозиції (звернення) об‘єднань громадян розглядаються територіальним управлінням в порядку та терміни, визначені чинним законодавством та Інструкцією з діловодства.

 

 

 

6.1. Розгляд  звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», інших актів законодавства та внутрішніх нормативних документів, якими користується територіальне управління .

6.2. За зверненнями громадян ведеться в установленому Інструкцією з діловодства порядку окреме діловодство.

7.1. Перевірка та практична допомога місцевим судам області надається структурними підрозділами територіального управління відповідно до затвердженого плану роботи.

7.2. Організація виїздів у відрядження працівників структурних підрозділів територіального управління для проведення галузевої перевірки чи надання практичної допомоги покладається на їх керівників та заступника начальника управління.

7.3. При організації комплексної перевірки заступником начальника територіального управління визначається керівник групи, який відповідає за повноту та якість її проведення і належну підготовку доповідної записки. Для проведення комплексних перевірок залучаються, як правило, керівники та головні спеціалісти структурних підрозділів територіального управління. За необхідності, можуть бути запрошені представники судів.

7.4. Плани перевірок і матеріалів щодо надання практичної допомоги готуються керівниками груп за погодженням керівників структурних підрозділів та затверджуються заступником начальника територіального управління.

7.5. Інструктаж працівників, які відряджаються на перевірку, проводиться керівниками структурних підрозділів територіального управління, а при виїздах на комплексні перевірки – керівниками груп.

7.6. Про результати проведених перевірок готуються доповідні записки на ім."я начальника управління, які повинні бути аргументованими. У них повинна даватися об‘єктивна оцінка стану справ на місцях, вказуватися причини виявлених недоліків, конкретні працівники, які допустили недоліки чи порушення; зазначатися, яка надана практична допомога, надаватись  висновки та конкретні пропозиції.

Доповідні записки (довідки) за результатами комплексних і галузевих перевірок не повинні перевищувати відповідно 10 та 5 сторінок. До них можуть долучатися статистичні дані та інші необхідні документи.

7.7. Підготовлена доповідна записка (довідка) про результати проведеної перевірки чи надання практичної допомоги відповідному суду  підписується керівником групи та працівниками, які її проводили. Один примірник доповідної записки (довідки) надсилається для  ознайомлення голові суду. Наслідки перевірки обговорюються на оперативній нараді з працівниками суду. Інформація про вжиті заходи щодо усунення виявлених недоліків, а також копія протоколу оперативної наради надсилається в зазначений термін в адресу територіального управління.

7.8. Доповідні записки (довідки) зберігаються у відповідних структурних підрозділах відповідно до Номенклатури справ.

7.9. Оформлення посвідчень про відрядження, виплата коштів покладається в межах наданих повноважень на відділ організаційно-кадрової роботи та з питань діяльності служби судових розпорядників та відділ планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення.

7.10. Відрядження працівників територіального управління за кордон здійснюється відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року №698 «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон» та від 23 квітня 1999 року №663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» або інших чинних нормативних актів.